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Zéro papier, zéro câble, plus d’emails | Collaboratif
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Zéro papier, zéro câble, plus d’emails

ROK solution, véritable hub collaboratif, donne un visage au concept d’entreprise sans mail.

Nous entrons aujourd’hui dans l’ère de l'entreprise sans mail depuis l’émergence de solutions collaboratives de nouvelles générations (DICH)

Le mail était avant tout un outil de communication permettant de véhiculer une information, envoyer un message, y répondre et y attacher une pièce utile (fichier). Il était d’accès aisé, où que l’on soit, quel que soit l’appareil que nous utilisions. Universel (tout le monde pouvait avoir une adresse mail) son usage n’avait pas de frontière.

Votre messagerie, c’était un peu comme la boite aux lettres de votre domicile. Vous y receviez un nombre croissant de dépliants publicitaires (spam) et mettre un digicode à la porte du hall d’entrée ne garantissait pas qu’un intrus plus malin que les autres ne le force ; il pouvait alors décider de piller votre appartement.

Parce que simple d’utilisation, vous étiez tentés de vous en servir à tout propos (pour ne pas dire à tort et à travers), d’en avoir une utilisation abusive ou détournée (mail « bretelle et ceinture »). En outre, nous courrions tous le risque de répondre trop rapidement par un mail mal pensé, entaché de fautes de syntaxes, d’orthographe, ou pire l’adresser à la mauvaise personne.

Dans le monde de l’entreprise, la fonction première du mail était de communiquer autour du métier. De part ses avantages, le mail s’était substitué non seulement à toute la communication écrite interne ou externe, mais aussi aux communications orales qui auparavant étaient plus ou moins formelles, etc. Dès lors, le flux de substitution ainsi créé à la volée a généré un nombre de mails absolument ingérables : 100 acteurs participant au closing comptable mensuel d’une entreprise ayant dix centres de profit pouvait générer en une semaine plus de 30.000 mails (si l’on compte les mises en copie, les confirmations de réception …) que venaient surcharger un nombre considérable de pièces jointes. Aujourd’hui, l’utilisation d’une solution collaborative de type Hub digital intégrant un outil de modélisation de workflow est une excellente alternative sous réserve que son maniement soit simple, rapide et libéré d’une gestion de droits trop lourde et contraignante.

Le hub collaboratif (DICH) vers lequel s’orientent les solutions d’intelligence collaborative de nouvelle génération répond à tous ces critères, même si ou peut-être parce que ce n’est pas sa seule finalité. Le mail répondait aux trous laissés dans la collaboration par les outils existant, conçus en silos autours de problématiques métiers. Le hub collaboratif met l’homme et non le process au cœur de l’organisation. C’est un changement fondamental dans la manière de coder et approcher le monde de l’IT.

ROK solution et son cube digital est un exemple admirable de ce type de solution (DICH) qui a commencé à bouleverser la façon de développer de demain, en cassant les silos dans l’entreprise mais également avec son écosystème.

Les mails permettaient de garder et de retrouver aisément la trace de tous nos échanges, surtout en phase de recherche ou d’échanges alors que les process métiers ne sont pas formalisés, ROK solution a inventé le chat historicisé et raccroché au process en cours. La solution du chat historicisé est aussi bien plus approprié à toutes les communications informelles qui permettent aux collaborateurs de communiquer de façon débridée avec son voisin ses amis autour de la soirée d’hier, du projet de week end … Et comme le coup de fil a aussi du sens, la plateforme de ROK solution intègre la voix sur IP ainsi que la webconf… en utilisant les annuaires d’accès instantanés quel que soit le support.

La plateforme collaborative permet de surcroit d’intégrer à la volée tout nouvel arrivant non connu, peut l’identifier, analyse et absorbe dans le flux processé de l’entreprise tout mail arrivant de l’extérieur en créant l’alerte nécessaire. Le mail s’accompagnant souvent de pièces jointes, la solution ROK supporte une GED intelligente et agile afin de stoker et traiter ces pièces.

La plateforme collaborative de ROK solution permet également d’envoyer une information structurée au tiers ou à l’organisation via le moyen de communication qu’il utilise, en l’occurrence le mail. Tout ceci est possible grâce à son éditeur de règle en langage naturel qui permet d’intégrer aisément les multiples cas spécifiques qui se présentent.

L’échange de mail pouvait résulter de l’émergence d’un projet nouveau (mode projet) pas encore très structuré ; la plateforme collaborative ROK est une excellente alternative car elle offre la possibilité de créer un organigramme projet structuré à la volée, doté de tous les outils de management d’une vraie entreprise (WF, GED, outils de com …).

On le voit, une fois que l’on vous présente toutes les fonctionnalités de la plateforme collaborative de ROK solution, supprimer l’usage du mail est relativement simple. Il suffisait de se doter d’outils de wiki, chat, voix et visio sur IP, RSE, ged, wf …. en s’assurant qu’ils soient interconnectés, interopérables, faciles d’accès, de mise en œuvre, de maintenance et d’usage, multi device et agiles (ce qui exclue les solutions autres que le Cloud).

C’est tout simplement ce qu’offre ROK Solution et son cube digital. ROK Solution, transforme l’intelligence collaborative et propose l’une des toutes premières « entreprise sans mail »


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