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EPARMARNE opte pour la gestion de contenu avec Ever Team

Ever Team accompagne les établissements publics d’aménagement de Marne-la-Vallée, EPAMARNE et EPAFRANCE, dans la mise en œuvre d’un système de gestion documentaire de nouvelle génération avec le logiciel ECM EverSuite.

EPAMARNE et EPAFRANCE sont liés dans leur mission commune qui est de faciliter l'aménagement et impulser le développement de Marne-la-Vallée. Leur action s'inscrit dans le cadre d'un partenariat étroit avec de multiples acteurs à commencer par les collectivités locales. Ils interviennent dans tous les domaines de l'aménagement urbain : bureaux et activités, logements et équipements publics, réseaux routiers et espaces verts…

Créer un référentiel documentaire centralisé
Pour mener à bien sa mission de service public, les EPA sont amenés à collecter et à utiliser de nombreux documents hétérogènes répartis au sein de son service archives, iconothèque et documentation. Dans ce contexte, les établissements s’appuyaient sur un système articulé autour de différentes solutions complémentaires. En 2011, EPAMARNE a décidé de repenser son mode de gestion et de déployer un système d’information de gestion documentaire (SiGD), outil unique qui permettrait à tous les utilisateurs d’accéder plus simplement à l’ensemble de son fond documentaire.

Contour du SiGD
Sur le plan fonctionnel, les maîtres-mots sont pérenniser (positionner le SiGD dans la durée avec une solution reconnue sur le marché), capitaliser (utiliser une solution déjà éprouvée aux archives et donnant pleinement satisfaction aux utilisateurs), moderniser (mettre en œuvre une solution permettant de profiter des avancées technologiques et notamment la dématérialisation) et partager (ouvrir davantage les fonds aux utilisateurs pour la documentation et l’iconothèque qui étaient jusqu’alors d’un accès limité).

Les principales évolutions fonctionnelles apportées par le logiciel EverSuite sont les suivantes :

  • Recherche : la recherche multi-bases permettant d’interroger l’ensemble des trois fonds. L’ensemble des collaborateurs peut désormais accéder aisément aux documents et visuels souhaités grâce à des recherches simplifiées depuis leur PC au travers de filtres avancés : mots clés, recherches full texte… Un tel dispositif leur permet de simplifier leurs processus de travail et de remplir plus facilement leurs différentes missions.
  • Archives : l’intégration d’un module de gestion des prêts, l’améliorer les échanges dynamiques d’information avec les utilisateurs (mailing), et la fourniture d’une sélection de documents numérisés. Un scan a été acquis pour permettre une numérisation d’une partie du fonds des archives (travail débuté sur les actes de vente, documents très souvent demandés).
  • Documentation : la mise en place d’EverSuite Content Management couplé au logiciel libre OpenFlora (module métier spécifique à la gestion des périodiques proposé par Ever Team). Outre l’ouverture aux utilisateurs, ce projet permet d’envisager une refonte potentielle de la gestion de la revue de presse (dématérialisée, indexée avec une publication aisée pdf ou autre...).
  • Iconothèque : la mise en place d’un nouvel outil pour indexer de nouveaux reportages, ce qui permet de mettre librement à disposition de l’ensemble des utilisateurs des images en basse et moyenne définition. Pour des raisons de droit à l’image, la haute définition nécessite une sollicitation de l’iconographe.

Toutes les données ont été reprises des systèmes existants, archives, documentation et iconothèque soit à ce jour plus de 100 000 documents.

Au niveau technique, l’ensemble des données a été intégré au sein d’une base Oracle qui est interfacée avec la solution EverSuite. Un système SSO a aussi été déployé pour simplifier les processus d’authentification et de gestion des comptes.

Simplifier l’accès au fond documentaire grâce à EverSuite
Trouver une image en plusieurs définitions, accéder à des archives et à des documentations sont autant de points auxquels le nouveau système offre une réponse adaptée. De plus, sa conception lui permet d’intégrer de nombreux nouveaux documents et de les gérer dans une logique industrielle.

Pierre Artaud, Secrétaire général d’EPAMARNE, indique : « Nous sommes satisfaits de notre nouveau système de gestion de contenu EverSuite. Ce dernier nous permet d’optimiser notre qualité de service et d’accéder aux bénéfices souhaités : une modernisation de nos processus de gestion et la possibilité d’ouvrir notre fond documentaire à tous les collaborateurs. »


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