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One Place Associates met en pratique la dématérialisation des factures clients

La société One Place Associates, organisatrice notamment du salon Doc & Finances, va plus loin que la seule promotion des solutions de dématérialisation et met en œuvre pour son activité propre les solutions de dématérialisation de facture clients proposées lors de la dernière édition du salon par Qweeby, opérateur de facture électronique B2B et Learch, tiers-archiveur.

Promouvoir les bonnes pratiques documentaires et les solutions modernes de dématérialisation est une chose ; les utiliser pour son propre usage en est une autre. One Place Associates, organisateur notamment du Congrès Doc et Finances, fait le choix de montrer l’exemple appliquant les outils proposés lors de l’édition 2013 du congrès. One Place démarre ainsi à partir de mars 2013 le déploiement de la facture électronique auprès de ses clients en mode PDF signé.

« La solution proposée par Qweeby et Learch est adaptée à notre activité et à nos volumes de facturation. La mise en œuvre a été rapide : en quelques jours et sans intervention sur nos outils de gestion. Nous disposons d’une traçabilité totale en temps réel sur les envois de factures et nos clients reçoivent leurs factures émises PDF sous la forme d’écritures comptables exploitables » Explique Franck Prime, organisateur reconnu de salons et président-fondateur de One Place Associates. « Le passage de la facture papier à la facture électronique est transparent et ne change pas réellement l’activité de facturation, on supprime juste les tâches peu utiles comme l’impression et la mise sous pli » complète Pauline Chemarin, en charge de la facturation de One Place Associates.

La chaîne de confiance proposée par Qweeby et Learch répond aux obligations légales applicables. Les deux opérateurs travaillent ensemble pour plusieurs clients communs. Leur combinaison apporte une grande souplesse et, surtout, dissocie deux sujets distincts trop facilement confondus : le traitement des flux de facturation sortants (transmission, traçabilité et transformation des données) et la conservation durable des actifs numériques de l’entreprise qui dépasse la seule facturation client.

La signature numérique des factures est totalement intégrée au processus de traitement Qweeby. One Place utilise son propre un certificat de signature SG Trust Service.


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